سامانه مكاتبات اداري آوا  

در نگاه كلي مي توان مطرح كرد كه با توجه به ساختار سازمان ها و ادارات بديهي است كه نامه و گردش آن در نظام اداري يكي از مهمترين عناصر اطلاعاتي مي باشد به نوعي كه روزانه صدها نامه به يك ســازمان وارد و خارج مي گردد و بايستي تمام نامه هاي وارده پي گيري،ثبت و نگهداري گردد و نامه هاي صادره به سهولت پي گيري و قابل انتقال به ديگر كارتابل ها باشد و تمام اين مراحل توسط نرم افزارهاي مكاتبات اداري آسان شده است.

سامانه مكاتبات اداري آوا نيز يك نرم افزار مكاتبه اداري تحت وب مي باشد كه مي توان در هر نقطه از جهان به نامه هاي موجود در سازمان دسترسي پيدا نمود و دستورات لازم را اعلام و ثبت نمود.

 مزاياي سامانه مكاتبات اداري آوا

• متمركز نمودن امور اداري از قبيل مكاتبات اداري و دبيرخانه سازمان
• افزايش سرعت انتقال نامه ها و ارتباط متقابل واحد ها
• سهولت دسترسي به كليه اطلاعات و سوابق بر اساس طبقه بندي و جستجو
• تسريع در انجام فعاليت ها و كاهش مراحل و زمان انجام كار ها
• جايگزين بايگاني هاي دستي و انفرادي و حذف مدارك و سوابق دستي
• امكان استفاده از سيستم جهت رسيدگي به نامه ها از راه دور
• صرفه جويي اقتصادي (به دليل عدم خريد كاغذ و ساير ملزومات) و كاهش هزينه هاي نگهداري،انبار داري ،بايگاني و ....
• يكسان سازي و هماهنگي عملكرد پرسنل امور اداري

قابليت هاي سامانه مكاتبات اداري آوا

1. ارسال نامه صادره و داخلي:
• تعيين طبقه بندي نامه مانند : عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه
• امكان بايگاني كردن نامه ها به صورت موقت و شخصي
• امكان تعريف ارجحيت نامه : عادي، فوري، آني
• امكان انتخاب گيرنده (حقيقي يا حقوقي) نامه و گيرندگان رونوشت
• امكان ثبت مشخصات فرستنده نامه هاي وارده
• امكان ثبت پيوست هاي نامه (شامل متن ،عكس...) از طريق اسکنر يا انتخاب فايل
• تعيين قالب نامه ( Template )
• امكان تايپ و ويرايش متن نامه در داخل برنامه با استفاده از MS Word
• ثبت خودکار شماره نامه
• قابليت ثبت نامه به صورت پيش نويس و ارسال به تايپيست
• ارسال به کارتابل نفر دوم جهت پاراف، ارجاع، امضا
2. ارجاع و پاراف نامه وارده و داخلي با تعيين مهلت اقدام و پيگيري آنها
3. امضا نامه و ارسال به يکي از دبيرخانه هاي سازمان( در صورت داشتن حق امضا )
4. امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع و امضا نامه
5. امكان بايگاني نامه ها به صورت موقت و شخصي
6. امكان ارسال پيام به كاربران به صورت شخصي، آبشاري، عمومي
7. امکان تعريف قالب نامه ( Template )

قابليت هاي سامانه دبيرخانه آوا

1. ثبت نامه وارده و ارسال به گيرنده نامه
2. چاپ نامه صادره و بايگاني آن
3. امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه هاي وارده و صادره
4. امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه
5. امكان تعريف دستگاه ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
6. تعريف کلاسمان

قابليت هاي سامانه مديريت آوا

1. تعيين افراد داراي حق امضا به همراه نمونه امضا ( براي چاپ رونوشت در صورت تمايل )
2. امكان تعريف چارت سازماني داخلي به همراه مشخصات كارمندان
3. تعيين سطح دسترس کاربران سيستم
4. امکان تعريف قالب نامه
5. امکان تعريف دبيرخانه و تخصيص سطح دسترسي به آن

مشخصات فني:

• طراحي مبتني بر وب ( Web based )
• به کار گيري تکنولوژي هاي J2EE, Hibernate, Velocity
• سيستم مستقل از پلاتفورم( platform independent )